O universo jurídico está vivenciando muitas inovações, entre elas, não poderíamos deixar de destacar o Legal Operation.

A área é uma oportunidade para advogados e advogadas trabalharem além do direito tradicional, se tornando profissionais multidisciplinares que auxiliam escritórios e departamentos jurídicos a terem um setor jurídico mais estratégico e menos custoso para os negócios.

Entenda melhor sobre este caminho promissor na advocacia neste artigo.

Para começar, o que é Legal Ops?

Vamos lá! Legal Operations ou Legal Ops (em português, Operações Legais), se trata de um setor específico dentro dos escritórios ou departamentos jurídicos, voltado à otimização e à modernização das demandas administrativas.

Mas na prática, o que representa isso?

Bem, imagine começar o dia não com um pesado livro de jurisprudência, mas com um painel exibindo métricas, fluxos de trabalho e notificações. Bem-vindo ao dia a dia de um Legal Ops!

Na rotina desse profissional, a modernidade e a tradição jurídica se entrelaçam trazendo enormes benefícios para os profissionais e para o  negócio como um todo.

Por exemplo, é da responsabilidade deste setor analisar os fornecedores, o que permite entender os benefícios, avaliar os custos e rever rotas do negócio. Suas tarefas também envolvem a tecnologia para:

• Analisar os KPIs (Indicadores-chave de desempenho) e entender de dados de casos anteriores para prever tendências, riscos, identificar processos custosos e diminuí-los e incentivar a área a gastar energia onde tem mais resultado;
• Elaborar o planejamento estratégico do escritório após identificar seus pontos fortes e fracos;
• Cuidar do controle financeiro envolvendo gastos, metas financeiras e demais aspectos relacionados;
• Manter um bom relacionamento com fornecedores e demais parceiros;
• Desenvolver treinamentos visando evoluir as habilidades técnicas e sociocomportamentais do time;
• Ajudar a equipe a entender suas demandas, com um excelente mapeamento de processos, incentivo e adoção de ferramentas para ajudar em cada etapa, deixando com o jurídico apenas os afazeres legais.

Ou seja, essa área é uma grande mistura de ideias, ferramentas tecnológicas e processos, como bem definiu Bruna de Paiva, Gerente Jurídica e Data Protection Officer (DPO) na Creditas, e palestrante da última edição do Aurum Summit – evento realizado pela Aurum, em São Paulo, que visa discutir os temas mais atuais da advocacia em um dia de imersão.

Durante sua fala, Bruna trouxe uma reflexão interessante:

“O LegalOps ajuda a organizar, otimizar e modernizar a área jurídica, ampliando o seu valor para os negócios. Esses profissionais fazem isso se apoiando muito em análises, dados e no pensamento amplo. Além de pensarem nas nuances do direito, pensam nas dores dos clientes, na relevância dos processos e na redução de custos. Sempre com a tecnologia como uma grande aliada.” 

Afinal, como a área de Legal Operations surgiu?

Antes de chegarmos nesse auge, onde muito se fala de Legal Ops, como essa área promissora começou?

Bem, seu início se deu na Europa e nos Estados Unidos nos anos 90. Mas na época, o foco do Legal Ops estava na gestão de riscos e na redução de custos, estando presente apenas em grandes empresas com uma estrutura organizacional definida.

Somente ao longo dos anos, se viu a importância da área para empresas de outros portes também, tendo sua principal mudança de atuação a partir dos anos 2000, quando começou a agregar valor aos negócios através de processos mais analíticos.

Hoje, já está presente em milhões de empresas jurídicas pelo mundo. 

Qual a diferença entre Legal Ops e Controladoria Jurídica?

Está aí uma questão que confunde muita gente!

A Controladoria Jurídica é realizada por advogados, bacharéis e estagiários de Direito com a função de monitorar provisões, prazos, rotinas e informações sensíveis sobre o que é demandado contra o cliente, tendo como foco a gestão interna do negócio.

O Legal Ops, por sua vez, conta com uma equipe de operadores multidisciplinares cuja função é tratar de todas as atividades administrativas, garantindo que o fluxo de operações internas de um departamento jurídico ou escritório funcione.

Ou seja, de forma simplificada, em uma rotina jurídica:

• Os advogados e advogadas estão trabalhando em seus casos;
• O controller jurídico está cuidando das entregas jurídicas e cumprimentos de prazos;
• E os Legal Operations e o seu Chief Operations Legal Officer (CLOO), estão centrados em atividades que envolvam o marketing, o controle financeiro, o clima organizacional, o fluxo operacional das atividades internas e tecnologias do escritório.

O que é um Chief Operations Legal Officer (CLOO)?

Toda área tem seu coordenador e a de Legal Ops é a/o Chief Operations Legal Officer (CLOO). Além de garantir a eficiência das atividades administrativas do seu time, também é responsável por implementar novas ferramentas como softwares jurídicos.

A seguir, vamos nos aprofundar ainda mais nas atividades que fazem parte do dia a dia desses profissionais.

Quais as atribuições do time completo de Legal Operations?

Já adiantamos algumas atividades anteriormente, mas agora é o momento de deixar ainda mais claro as responsabilidades envolvidas – que sim, são muitas, mas também enriquecedoras para profissionais que gostam de rotinas dinâmicas!

Antes de tudo, sabemos que cada escritório ou departamento jurídico tem suas demandas, mas há uma dor comum entre eles: a sobrecarga dos advogados.

Por isso, as maiores atribuições do time de Legal Ops são voltadas a tarefas que não sejam advocatícias.

1. Business Intelligence

Objetivo: tomar decisões com base em dados.

Atividades: 

• Definir quais dados serão coletados e monitorados;
• Estabelecer métricas e criar dashboards;
• Implementar ferramentas de análise avançada como softwares jurídicos;
• Identificar padrões e oportunidades.

2. Gestão financeira

Objetivo: maximizar recursos e chegar à sustentabilidade financeira do negócio.

Atividades:

• Criar um processo de previsibilidade para o time;
• Identificar novas oportunidades de economia;
• Trazer mais previsibilidade e consistência ao orçamento e planejamento financeiro;
• Melhorar a comunicação e o compliance com o departamento financeiro;
• Gerenciar as contas.

3. Gestão de fornecedores

Objetivo: estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores.

Atividades: 

• Criar pedidos de proposta (RFPs) justos, efetivos e que reflitam as necessidades do negócio;
• Negociar taxas e orçamentos;
• Melhorar a transparência e a prestação de contas por meio de revisões;
• Evitar conflitos e questões éticas por meio da prospecção de possíveis fornecedores;
• Integrar novos fornecedores de forma ágil.

4. Governança da informação

Objetivo: estabelecer políticas que estejam alinhadas ao negócio e que minimizem riscos.

Atividades: 

• Criar políticas claras e organizadas;
• Desenvolver um plano de implementação para garantir que todos os colaboradores estejam cientes dos procedimentos e políticas;
• Gerenciar e monitorar o acesso a toda informação sensível, confidencial e restrita;
• Criar uma política de informação atualizada que abranja documentos impressos e digitais, armazenados em servidores locais ou na nuvem;
• Garantir a segurança de registros corporativos e da informação;
• Trabalhar lado a lado com os departamentos de TI, financeiro, segurança da informação e demais áreas para operacionalizar as políticas.

5. Gestão do conhecimento

Objetivo: criar uma cultura de compartilhamento, ajuda mútua e documentação dos processos.

Atividades: 

• Garantir respostas claras a tópicos e questões;
• Encorajar os membros da equipe a documentarem e compartilharem seu trabalho em formatos e templates padrão;
• Prevenir a perda de conhecimento decorrente de desligamentos e mudanças de cargos.

6. Otimização e saúde da organização

Objetivo: criar uma cultura organizacional que motive a equipe.

Atividades: 

• Trazer uma forte visão sistêmica para a equipe e para o planejamento de RH;
• Criar um processo de contratação que seja objetivo e justo, que resulte em uma equipe diversa e efetiva;
• Encorajar os melhores colaboradores por meio de promoções e oportunidades;
• Apoiar iniciativas de saúde mental;
• Criar um pipeline para talentos por meio de mentorias, estágios e planos de sucessão.

7. Operações de prática

Objetivo: permitir que o time de Legal Ops foque nas operações administrativas.

Atividades: 

• Reduzir custos ao possibilitar que os times de legal ops foquem em atividades de maior valor;
• Entender os desafios e necessidades para identificar oportunidades e riscos;
• Garantir mais agilidade e eficiência às atividades jurídicas em geral.

8. Gestão de projetos e programas

Objetivo: lançar e apoiar programas e iniciativas especiais.

Atividades: 

• Montar uma equipe multidisciplinar que conte com profissionais além de advogados;
• Engajar e se comunicar com os stakeholders (investidores);
• Executar as iniciativas corporativas sem comprometer a qualidade das atividades em andamento.

9. Modelos de entrega de serviços

Objetivo: criar um ecossistema de fornecedores que possibilite entregas mais eficientes e com menores custos.

Atividades: 

• Analisar os tipos de atividade e processos para identificar oportunidades;
• Definir e estruturar o relacionamento com fornecedores de serviços de gestão;
• Desmembrar projetos maiores em distintos, mas conectados, elementos;
• Extrair o melhor da expertise dos times internos;
• Inovar com uma tecnologia que conecte diferentes fornecedores.

10. Planejamento estratégico

Objetivo: definir metas que estejam alinhadas aos objetivos de negócio.

Atividades: 

• Conectar ações de curto e médio prazo a prioridades de longo prazo;
• Ajudar as equipes a terem uma visão mais ampla do negócio;
• Alinhar as metas com as prioridades corporativas;
• Incorporar a equipe e os valores da organização aos objetivos e execução.

11. Tecnologia

Objetivo: inovar, automatizar e solucionar problemas através do uso da tecnologia.

Atividades: 

• Criar e implementar um roteiro de implementação de tecnologias de longo prazo;
• Incorporar ferramentas de gestão de contatos, assinatura digital e gestão de processos como softwares jurídicos;
• Determinar quais processos serão automatizados e com quais ferramentas;
• Conhecer tecnologias emergentes e incorporá-las ao plano estratégico de longo prazo;
• Estruturar uma parceria efetiva com a equipe de TI.

12. Treinamento e desenvolvimento

Objetivo: oferecer treinamento e capacitação para a equipe.

Atividades: 

• Criar e implementar novas experiências de contratação;
• Acompanhar e apoiar as demandas de formação continuada dos times;
• Implementar programas de certificação que ajudem a equipe a se desenvolver.

 

Todas essas demandas fazem parte de competências definidas pelo CLOC (Corporate Legal Operations Consortium, em português, Consórcio de Operações Jurídicas Corporativas), organização que respalda a criação dos departamentos de Legal Operations e que também atua no Brasil.

Entenda melhor a seguir.

CLOC: organização que respalda a criação dos departamentos de Legal Ops

São muitos termos em inglês quando o assunto é inovação e a sigla “CLOC” é um deles!

Pois trata-se de uma organização de diversos especialistas do mundo, criada nos Estados Unidos, que tem como foco a definição de negócios jurídicos. Esta organização é o que respalda a criação dos departamentos de Legal Operations e guia os advogados na estruturação de departamentos e escritórios de advocacia pelo mundo.

Utilizá-las para implementação destes negócios jurídicos no Brasil vem ajudando muitos empreendedores por aqui, por isso, trouxemos elas pra você!

12 competências indicadas para departamentos de Legal Ops

A CLOC definiu 12 competências como sendo as principais quando falamos de departamentos de Legal Ops eficientes. E, mesmo não sendo uma regra, contar com elas ou a maioria, é um excelente sinal:

• Gestão financeira: Uma das bases do trabalho do Legal Operations é manter uma gestão financeira sólida e previsível;
• Gestão de firmas e fornecedores: A fim de que se realize um trabalho conjunto.
• Tecnologia: É responsabilidade do Legal Ops buscar tecnologias que facilitem o trabalho de todos. O Themis é um exemplo de ferramenta que automatiza as demandas jurídicas e financeiras para que as grandes bancas e departamentos jurídicos alcancem os melhores resultados;
• Operações práticas: Para otimizar o dia a dia dos advogados e advogadas;
• Gerenciamento de projetos e programas: É de responsabilidade do Legal Ops a implementação de projetos maiores que irão alavancar os resultados da companhia;
• Governança de informação: Também é de sua responsabilidade garantir a segurança de dados e informações da empresa;
• Planejamento estratégico: É necessário que saibam as metas financeiras e onde a empresa quer chegar, propondo possíveis soluções;
• Modelos de entrega de serviço: O departamento de Legal Operations deve ter uma característica clara de seus modelos de entrega de serviço;
• Gestão do conhecimento: Passando seus conhecimentos adiante e criando uma cultura de compartilhamento de conhecimento dentro das empresas;
• Business Intelligence: no Legal Operations, é primordial saber utilizar a tecnologia de Business Intelligence para a análise de informações e como fonte de geração de dados;
• Otimização e saúde da organização: Preservando sempre a saúde e bem-estar dos colaboradores através da otimização de tarefas;
• Treinamento e desenvolvimento: É importante que o departamento de Legal Operations saiba identificar quais as habilidades deve desenvolver em cada colaborador, promovendo sempre treinamentos.

Importante mencionar que a CLOC incentiva que cada organização defina os temas prioritários a partir de características individuais, como maturidade empresarial, atuação, e claro, recursos.

Ou seja, colocar as 12 competências em prática não é uma exigência, é apenas recomendável.

O Legal Ops é indicado para quais negócios?

Olhando para as 12 competências definidas pelo CLOC, a primeira impressão que se tem é que Legal Ops se destina a departamentos jurídicos, que contam com mais recursos para investir em inovação.

Mas na verdade, o conceito pode se aplicar a escritórios de todos os portes e áreas de atuação, exigindo, no entanto, que seja realizado um exercício de adaptação ao método, “enxugando” alguns processos e competências e priorizando outros.

Aqui na Aurum, por exemplo, ainda não contamos com um setor dedicado, mas já implementamos práticas do Legal Ops. Fizemos isso a partir de algumas adaptações que melhor cabiam em nossa estrutura atual.

De todo modo, o Legal Operations já é uma realidade e quem investir nesse setor poderá colher muitos frutos, como exemplificamos no próximo tópico.

E o que os negócios ganham com isso?

Até aqui acreditamos que as vantagens de se contar com profissionais de legal ops é gigantesca, uma vez que a área auxilia os advogados e gestores em várias frentes, mas destacamos os principais:

1. Melhor performance do time

Com o Legal Ops o negócio passa a ser beneficiado com a automatização de tarefas e com uma equipe muito mais produtiva e motivada.

Na prática, além de centralizar esforços em tarefas administrativas, tirando esse peso dos advogados e advogadas, os Legal Ops também são responsáveis pela adoção e acompanhamento de tecnologias que auxiliam na performance do time. 

2. Atuação mais estratégica, segura, moderna e promissora

Os dados que necessitam estar no centro das atividades de qualquer negócio.

Com o Legal Ops, os dados tornam-se presentes no trabalho jurídico diariamente, sendo usados para descobrir tendências, identificar padrões, aproveitar oportunidades ocultas e melhorar os resultados, a satisfação e a fidelização dos clientes.

Dessa forma, mostrar a geração de valor de um escritório ou um departamento jurídico se torna algo muito mais concreto, não é mesmo?

3. O setor jurídico passa a ser valorizado

“Muitas vezes, o setor jurídico ainda é visto como uma área que gera custos, que é pesada para o negócio. Mas, quando se apoia em números, em análises e na redução de valores, as pessoas passam a enxergar a área como um departamento estratégico.”

Bruna de Paiva

Afinal, diminuição de custos e uma equipe mais estratégica, essa é a base do legal ops!

Através de todo esse trabalho otimizado, os setores jurídicos passam a serem vistos não mais como custos para as empresas, mas como verdadeiros parceiros de negócios que participam ativamente nas tomadas de decisões e elevam as companhias a outros patamares.

Sem tecnologia, não há Legal Ops

Ok, não queremos ser repetitivos, mas um dos principais benefícios da integração da tecnologia ao Legal Ops é a automação de tarefas.

Mas é que, quando colocado em prática, além de diminuir a sobrecarga, economiza tempo e garante que as tarefas sejam realizadas com precisão e consistência.

Por isso, softwares de gestão estão redefinindo a maneira como os escritórios e os departamentos jurídicos operam.

Através desses softwares os Legal Ops têm a capacidade de coletar, analisar e interpretar grandes volumes de dados para influenciar melhor a tomada de decisões.

Sem contar que ferramentas como o Astrea e o Themis facilitam a troca de informações em tempo real, promovendo a colaboração e garantindo que todos os envolvidos estejam na mesma página.

Como a própria Bruna destacou:

“A tecnologia torna a equipe mais eficaz, estratégica e enxuta. Não é preciso ter medo de ser substituído por algo que faz a rotina e o trabalho ser mais inteligente.” 

Bruna de Paiva

 

Legal Ops: cenário atual para quem quer começar na área

Há um acelerado aumento no número de organizações que contam com uma equipe dedicada às Operações Legais.

O que pode ser explicado pela significativa economia de recursos que a reorganização das atividades dos advogados, que se dá através do legal operations, pode representar.

Isso, segundo um compilado de análises, conduzido pela empresa americana HBR Consulting, que divulgou que o potencial de redução de custos de um departamento pode chegar a $530 mil/ano.

Portanto, vale ir atrás de conhecimentos em tecnologia, inovação, finanças e análise de dados para aproveitar a grande procura de Legal Operations no mercado.

Como vimos até aqui, a inexistência de um limite bem definido sobre o que se enquadra ou não em Legal Ops é o que torna essa área tão adequada à realidade fluida em que vivemos, mas gera uma dúvida: quem deve ocupar esses cargos, afinal?

Responderemos a seguir!

Benefícios para os novos Legal Ops

Além das vantagens do Legal Ops às organizações, também há benefícios para os próprios profissionais do Direito.

A área vai além da carreira advocatícia, proporcionando mais alinhamento às exigências do mercado atual que envolve conhecimentos em inovação, análise de métricas e tecnologia.

Muitos profissionais que já atuam na área, inclusive, defendem que conhecimentos em Legal Ops ampliam as possibilidades de carreira em diferentes posições, seja na liderança de departamentos jurídicos ou nos escritórios de advocacia

Ou seja, quem se prepara para atuar com Legal Operation, está também se preparando para o futuro. E é por esse motivo que, independente da formação, a área é para quem gosta de inovação, dinamismo e tecnologia. 

“É o momento de continuar estudando, pensando estrategicamente, fazendo análises e usando dados para tomar decisões. Esses profissionais, nunca serão substituídos.” 

 Bruna de Paiva

Excelente dica, não?

Para saber mais e se especializar

Como se trata de uma área que ainda gera dúvidas, separamos indicações de conteúdo e certificações que ajudarão a começar ou se destacar na área e quem sabe um dia alcançar o cargo de Chief Legal Operations Officer (CLOO) para liderar o seu próprio time.

Bons estudos!

Curso

Legal Operations: O curso da Future Law, em 20 horas de aula traz as principais habilidades para a atuação em um departamento de Legal Operations.

Livro

Departamento Jurídico 4.0 e Legal Operations: O livro do autor Bruno Feigelson, fundador e membro do Conselho de Administração da AB2L (Associação Brasileira de Lawtechs e Legaltechs) dividiu a obra em 3 grandes eixos, gestão, inovação e cases de sucesso, dedicando uma parte especial sobre Legal Operations, em que são abordadas cada uma das 12 competências do CLOC.

Podcasts

Episódio 49 do Direito 4.0 Podcast: neste episódio, o advogado e legal Operations do Mercado Livre, Paulo Silva, explica o que é preciso para trabalhar na área. Ele  também define Legal Ops como “um modelo de gestão de departamentos jurídicos ou de escritórios”, trazendo mais pontos de vistas relevantes para entender melhor a profissão e seu papel.

Episódio 76 do Podcast Freelaw: O episódio ““Legal operations: uma nova perspectiva de gestão para seu escritório” que também tem como convidado o profissional Paulo Silva, aborda como o conceito vem revolucionando a gestão dos escritórios de advocacia, o que faz um gerente de Legal Ops e os benefícios da área.

Com essas indicações, esperamos ter ajudado!

Conclusão

Como vimos, a área de Operações Legais pode ser considerada peça-chave para todo escritório e departamento jurídico superar os desafios do mercado atual: transformação digital, competição agressiva, processamento de grande número de informações e dados e demandas de um público cada vez mais exigente.

A estruturação de uma equipe com esse foco ajuda a promover um olhar estratégico e uma melhor experiência para os clientes, enquanto contribui para que os advogados e advogadas tenham uma rotina mais produtiva, porém saudável, podendo concentrar seus esforços em tarefas prioritárias.

Fonte: Aurum