Sabe aquele desafio que você tem de treinar um novo profissional durante os primeiros dias de trabalho, quando ele sabe muito pouco sobre a estratégia ou modelo de negócio da companhia? Essa é uma dor que os departamentos jurídicos da área financeira lidam cotidianamente, não apenas no treinamento dos novos talentos, mas também no onboarding de novos prestadores de serviços.

Considerados um dos segmentos mais litigantes na Justiça, e talvez por isso tratados de maneira mais ‘dura’ pelos juízes, os bancos costumam lidar com um considerável volume de contencioso. E para cuidar de tanto volume, contam com o apoio de fornecedores na gestão das centenas de processos que recebem todos os dias. Isso significa que é preciso treinar esses fornecedores e ensiná-los sobre as minúcias da empresa em questão.

E como se organizar o conhecimento de uma corporação entre um grupo variado de prestadores de serviço não fosse desafio suficiente, geralmente bancos e fintechs oferecem uma grande variedade de produtos aos seus clientes. Produtos estes que tendem a ser modificados ou atualizados com uma frequência mais rápida do que se pode aprender sobre eles.

Ou seja, de modo prático, quase todo dia pode ser um “dia de onboarding” de novo para quem trabalha com o jurídico financeiro. O desafio é manter escritórios de advocacia, BPOs, equipes paralegais e toda sorte de prestadores de serviço atualizados sobre estratégias, ações, modificações de produto entre outros tantos detalhes da realidade corporativa da companhia para que possam fazer defesas eficientes. E é por isso que a gestão de conhecimento neste setor é tão importante.

Conhecimentos jurídicos e não jurídicos na esteira da gestão de processos

Quando um processo chega a um banco, ele passa por uma espécie de “esteira” de processamento: é cadastrado, passa por uma triagem, tem sua defesa redigida e protocolada na justiça. Acha que acabou? Nada disso: o departamento jurídico (DJ) ainda acompanha o seu desenvolvimento dentro dos tribunais até a eventual baixa do processo, o que pode levar meses ou até anos para acontecer.

Nessa esteira toda, a função primordial dos advogados é fazer a defesa do processo e acompanhar seu avanço perante a justiça. Se reparar bem, vai ver que eles ficam com apenas uma parte de uma longa esteira que é de extrema importância para o bom funcionamento de um departamento jurídico de um banco.

Como fica claro no diagrama acima, gerir um processo judicial do setor financeiro envolve não só a capacidade de defesa dos advogados, mas também uma grande quantidade de atividades não-jurídicas. Por isso, os envolvidos nas partes não-jurídicas desta esteira precisam saber como garantir que tudo aconteça da melhor forma e dentro do tempo adequado, de modo a liberar o passivo judicial das companhias o quanto antes.

Legal Ops como central de conhecimento e gestão dos processos

Deu pra reparar que essa esteira cria uma interdependência entre os conhecimentos jurídicos e não jurídicos? Afinal, para fazer uma boa defesa os advogados precisam ter acesso às informações mais completas possíveis sobre o processo, em tempo hábil para fazer uma defesa coerente e razoável, entendendo as regras do negócio. E isso só acontece quando as equipes paralegais estão bem treinadas para operar essa esteira corretamente, adicionando o máximo de informações possíveis e atualizando cada caso se existirem mudanças ou fatos novos.

Plataformas de gestão de Legal Ops têm conseguido apoiar nesse controle da esteira de processos de uma maneira muito interessante. Elas conseguem tanto garantir que os cadastros seguem uma checklist, o que incentiva a padronização e agilidade, quanto se tornam uma central de conhecimento sobre os processos daquela empresa. Dessa maneira, é possível entender que tipo de defesa foram julgadas em favor da empresa e quais tiveram resultados desfavoráveis, dando insumos para que as equipes apostem mais em defesas vencedoras e desviem de argumentações que não estão gerando os resultados esperados.

Esse tipo de conhecimento concentrado e organizado é o que muitos chamam de fazer a “gestão do conhecimento” das equipes jurídicas, que nada mais é do que fazer a ponte entre conhecimentos processuais e de negócios com a capacidade de defesa dos times de advogados.

“Onde não existem sistemas de Legal Ops bem estabelecidos, que ajudem nessa gestão do conhecimento dos casos, o que costuma acontecer é que esse conhecimento se perde, seja por conta de turnovers da equipe ou quando um profissional mais experiente sai do time ou fica doente”,

me contou Débora Fernandes, nossa expert de Legal Ops aqui no Digesto, que atua na linha de frente junto aos nossos clientes.

E não dá pra uma empresa inteira depender do conhecimento de um ou dois profissionais mais experientes. É nesse momento que uma plataforma de Legal Ops mostra sua capacidade de apoiar nessa gestão do conhecimento, já que ela consegue guiar, por meio de checklists e filtros, os profissionais menos experientes, que passam a atuar com mais tranquilidade em um momento de emergência ou de ausência de supervisão.

Conectar os conhecimentos pode ser chave do sucesso do departamento

O setor financeiro é um dos que se beneficia muito dessa capacidade de gestão do conhecimento. Como mencionei mais acima, o volume considerável de processos do setor financeiro tende a fazer com que o judiciário trate os bancos de maneira mais severa, com maior tendência de condenações se os juízes acreditarem que trata-se de uma “defesa padrão”, sem a devida customização.

Por isso, os advogados responsáveis por um caso de empréstimo consignado, por exemplo, precisarão entender exatamente quais as variáveis daquele consignado naquele banco, de maneira a personalizar o “modelo” de defesa de forma que ela seja mais clara aos olhos do juiz e possa levar a um bom resultado jurídico para a companhia.

“Tem casos em que é preciso ter clareza até sobre a descontinuidade ou desativação de serviços, porque isso também faz com que a defesa precise ser alterada”,

complementa a nossa Débora Fernandes, reforçando que os detalhes paralegais são essenciais para gerar uma defesa robusta.

Parece uma repetição boba, mas essa interdependência entre conhecimentos jurídicos e não jurídicos é essencial para uma maior eficiência dos departamentos jurídicos do setor financeiro. E para que os advogados consigam fazer uma defesa coerente e razoável, entendendo as regras do negócio, vão precisar contar com o suporte das equipes legais. Equipes essas que precisam estar bem treinadas para incluir o máximo de informações possíveis na sua esteira de Legal Ops.

Não é nada fácil, mas tudo isso pode ser resolvido com um bom sistema, um bom padrão e a devida centralização.

Padronização e centralização como alavancas para eficiência

Ter um processo padronizado e centralizado ajuda a garantir a maior eficiência das defesas no setor financeiro. Centralizar as informações e colocá-las em uma esteira com um fluxo claro e bem definido faz com que a gestão não só dos processos, mas do conhecimento sobre eles, aconteça de modo mais fluido e benéfico para as equipes jurídicas de empresas financeiras.

Além disso, é inegável que a partir da padronização e centralização fica mais fácil identificar gargalos e problemas do negócio que possam estar gerando impactos jurídicos, criando um espaço de retroalimentação para as empresas, que ganham acesso a insights que podem refinar seus padrões e até levar a melhorias nos negócios.

Isso faz com que os advogados possam atuar não apenas como representantes legais do banco, mas verdadeiros consultores jurídicos que podem dizer quando uma defesa está gerando problemas para o negócio, por exemplo, de modo que seja possível rever processos e minimizar prejuízos.

Plataformas de Legal Ops como a do Digesto conseguem oferecer um grande valor agregado nesse aspecto, porque ajudam a organizar esse processo e fazer a gestão do conhecimento, apoiando tanto os gestores dos departamentos jurídicos quanto escritórios de advocacia, equipes paralegais e outros prestadores de serviço destes departamentos.

Foi esse movimento de concentração e padronização em uma única plataforma que ajudou um grande banco que é cliente do Digesto a melhorar sua eficiência jurídica. Junto aos nossos consultores, a equipe do banco estabeleceu checklists dentro da plataforma de Legal Ops que ajudaram a gerir os processos e garantir que todos estavam sendo trabalhados com o mesmo padrão de cadastramento e baixa.

Além disso, a partir dos dados recolhidos pelo Digesto, também foi possível gerar insights relevantes para a companhia, indicando por exemplo o potencial de erro das assessorias de cobrança, que estavam inadvertidamente acionando cláusulas de chargeback em cobranças que fossem entendida como importunação e se tornassem um processo de dano moral. Assim que essa fragilidade foi detectada pelo sistema, trabalhamos junto ao cliente para minimizar esse risco.

Fonte: Jusbrasil