Poder realizar um volume alto de trabalho com qualidade, sem um custo elevado, com o quadro de pessoal enxuto, com segurança e em menor tempo, foram alguns dos resultados que elevaram a categoria do software para uma das mais importantes ferramentas de gestão dentro de um escritório de advocacia.

Porém, escolher o melhor sistema nem sempre é tarefa fácil, pelo contrário. Muitos advogados, gestores não conseguem, tem dificuldade na hora de fazer esta escolha e, não raras as vezes, quando escolhem sozinhos e/ou sem orientação optam pelo sistema errado.

Quando orientamos os sócios a escolherem o melhor sistema, não estamos falando do sistema mais caro, nem o mais popular do mercado. Aqui, é importante frisar: o melhor sistema será aquele capaz de atender às necessidades do escritório ou, na verdade, atender aos anseios dos seus clientes, afinal, são eles que “ditam as regras” e é para eles que melhoramos dia após dia o nosso trabalho.

É importante você observar qual o tipo do seu cliente, conseguir identificar, por exemplo, o nível de exigência. Imagine uma banca que atenda previdenciário, especialmente casos de aposentadoria por idade. Teoricamente, os clientes deste escritório, poucos relatórios vão exigir, para não falar que nenhum relatório exigirá. Ao passo que, os clientes de um escritório empresarial, são muito exigentes. Querem dados, informações. Exigem relatórios periódicos, gráficos, provisionamentos, contingenciamento. Para o escritório previdenciário, um sistema simples atenderá. Contudo, um sistema mais completo, que seja parametrizável, que gere relatórios, será fundamental para a banca cujos clientes são empresas.

Justamente para facilitar a escolha do sistema que será utilizado em seu escritório e para minimizar as chances de erro ao adquirir um, analise se aquele sistema conseguirá suprir os desejos almejados. Por exemplo, se o maior gargalo a ser resolvido for a falta de relatórios, veja com o fornecedor do sistema se ele é parametrizável; se, gerir documentos for sua principal necessidade, procure saber sobre armazenamentos, backups; se, ter um controle financeiro profissionalizado for o maior desejo da banca, peça explicações aprofundadas sobre a ferramenta, ou seja, defina seu principal objetivo com esta ferramenta.

Definido seu objetivo, é fundamental fazer pesquisa – valores, funcionalidades variam muito. Se possível, faça testes antes de comprar e neste período entre orçamento e compra, avalie, também, o atendimento do fornecedor do sistema que, deve ser uma empresa fácil de contatar, que possua consultores solícitos que conheçam bem o sistema.

Feita a escolha, solicite treinamentos e capacite os usuários deste, pois, tão importante quanto o sistema, é ter pessoas capacitadas alimentando-o.

Por: Monique Souto