Em virtude dos s\u00f3cios de escrit\u00f3rios de advocacia terem sido treinados para fazer o operacional para o cliente externo, muitas das atividades t\u00e1ticas e estrat\u00e9gicas acabam sendo relegadas a segundo plano. Nem se fale das atividades dirigidas ao cliente interno. Ocorre que quanto mais se sobe na carreira, mais distantes deve-se ficar do operacional, a n\u00e3o ser que ele seja de alta complexidade ou for extremamente arriscado para o cliente. A pir\u00e2mide de uso do tempo de s\u00f3cios e equipe \u00e9 inversamente proporcional: a dos s\u00f3cios \u00e9 invertida, a da equipe, n\u00e3o. Vejamos:<\/p>\n
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\u00c9 altamente recomend\u00e1vel que os s\u00f3cios ocupem mais de 50% do seu tempo com atividades estrat\u00e9gicas, enquanto a equipe se dedica ao operacional pesado. Que s\u00f3cios e equipe mais treinada usem uns 30% para atividades t\u00e1ticas, voltadas para a forma\u00e7\u00e3o dos mais jovens e orienta\u00e7\u00e3o t\u00e9cnica aos menos experientes. E que s\u00f3cios gastem no m\u00e1ximo 20% para atividades operacionais de alta complexidade, enquanto a equipe atua no estrat\u00e9gico, especialmente na manuten\u00e7\u00e3o de clientes ativos, produ\u00e7\u00e3o intelectual, dentre outras atividades que gerem sustentabilidade ao escrit\u00f3rio e crescimento profissional.<\/p>\n
Outro ponto importante para organizar a gest\u00e3o dentro do escrit\u00f3rio \u00e9 definir quem faz o que.<\/p>\n
A gest\u00e3o da sociedade ser\u00e1 conduzida pelo conselho de s\u00f3cios,<\/em> que nomear\u00e1 um s\u00f3cio-administrador<\/em> para atuar na gest\u00e3o do escrit\u00f3rio, que contar\u00e1 com o apoio de um gerente administrativo-financeiro<\/em>. Cada equipe jur\u00eddica deve ser liderada por um s\u00f3cio coordenador<\/em>.<\/p>\n Conselho de s\u00f3cios\u00a0<\/strong> S\u00f3cio-administrador<\/strong> S\u00f3cio-coordenador Gerente administrativo-financeiro<\/strong> Gest\u00e3o administrativa<\/em>: elaborar, emendar e baixar as pol\u00edticas e normativos da \u00e1rea administrativa, prevendo san\u00e7\u00f5es; otimizar os recursos presentes e futuros do escrit\u00f3rio \u00e0 consecu\u00e7\u00e3o de seus fins, atendendo a todas as necessidades materiais e de infraestrutura do escrit\u00f3rio, mediante planejamento de consumo e pesquisa de pre\u00e7os e fornecedores, fornecendo o necess\u00e1rio aos integrantes da equipe; manter, prover, distribuir e arquivar todos os registros e formul\u00e1rios de uso rotineiro interno; coordenar as atividades do arquivo, biblioteca, recep\u00e7\u00e3o e salas de reuni\u00e3o, copa e cozinha.<\/p><\/blockquote>\n Gest\u00e3o financeira<\/em>: manter a regularidade fiscal, previdenci\u00e1ria e trabalhista do escrit\u00f3rio; gest\u00e3o do fluxo de caixa do escrit\u00f3rio; gest\u00e3o dos contratos de honor\u00e1rios e inadimpl\u00eancias; supervis\u00e3o de contas correntes de clientes (honor\u00e1rios e despesas) e das respectivas cobran\u00e7as; administrar o almoxarifado e o patrim\u00f4nio, bem como sua atualiza\u00e7\u00e3o, manuten\u00e7\u00e3o e descarte; administrar o departamento pessoal: escala de f\u00e9rias, pagamento, c\u00e1lculo de obriga\u00e7\u00f5es trabalhistas e previdenci\u00e1rias; elaborar, emendar e baixar as pol\u00edticas e normativos da \u00e1rea financeira; supervisionar e dar suporte \u00e0 contabilidade gerencial e fiscal.<\/p><\/blockquote>\n Gest\u00e3o de pessoas<\/em>: elaborar, emendar e baixar as pol\u00edticas e normativos da \u00e1rea de recursos humanos, prevendo san\u00e7\u00f5es; administrar o plano de carreira, avalia\u00e7\u00e3o e desempenho da equipe jur\u00eddica; administrar o plano de cargos, requisitos dos cargos, vencimentos e sal\u00e1rios da equipe administrativa escrit\u00f3rio; administrar a pol\u00edtica de licen\u00e7a e f\u00e9rias do escrit\u00f3rio; qualificar e quantificar o pessoal necess\u00e1rio ao funcionamento do escrit\u00f3rio, em condi\u00e7\u00f5es ideais de efici\u00eancia administrativa; recomendar a reciclagem e o aperfei\u00e7oamento de profissionais, ainda que em car\u00e1ter de advert\u00eancia; selecionar e contratar os novos empregados e estagi\u00e1rios do escrit\u00f3rio, promovendo seu treinamento e integra\u00e7\u00e3o ao escrit\u00f3rio.<\/p><\/blockquote>\n Gest\u00e3o de tecnologia<\/em>: elaborar, emendar e baixar as pol\u00edticas e normativos da \u00e1rea de tecnologia, prevendo san\u00e7\u00f5es; aquisi\u00e7\u00e3o, regularidade, atualiza\u00e7\u00e3o, renova\u00e7\u00e3o, manuten\u00e7\u00e3o e o descarte de equipamentos de telefonia e inform\u00e1tica (hardware) e os respectivos programas de computador (software); atualiza\u00e7\u00e3o de dados nos programas de uso comum do escrit\u00f3rio; manter rotinas e padr\u00f5es comuns para arquivo de documentos na rede, abertura de diret\u00f3rios, direitos e acessos limitados, acesso a intranet, a internet e aos tribunais; guarda de todos os dados e arquivos magn\u00e9ticos do escrit\u00f3rio; execu\u00e7\u00e3o de rotina de back-up, limpeza e re-armazenamento dos arquivos do escrit\u00f3rio; a correta divulga\u00e7\u00e3o dos recursos de inform\u00e1tica necess\u00e1rios \u00e0 otimiza\u00e7\u00e3o dos servi\u00e7os do escrit\u00f3rio; gerir a guarda e manuten\u00e7\u00e3o das senhas de todos os usu\u00e1rios e programas do escrit\u00f3rio.<\/p><\/blockquote>\n Quando o que precisa ser feito fica claro, fica mais f\u00e1cil buscar ou dizer quem dever\u00e1 assumir determinadas responsabilidades e qual \u00e9 o n\u00edvel de comprometimento esperado. Decidir quem faz o que \u00e9 tarefa de s\u00f3cios e \u00e9 indeleg\u00e1vel. Conhecer bem a sua equipe e trazer racionalidade para a mesa de reuni\u00f5es aproxima um grande l\u00edder da sua equipe. Nessa caminhada, torna-se poss\u00edvel profissionalizar cada vez mais a advocacia e todas as pessoas envolvidas ganham maturidade para assumir cada vez mais desafios que podem mudar suas vidas. Isso n\u00e3o tem pre\u00e7o.<\/p>\n
\nRespons\u00e1vel pelo gerenciamento da imagem e divulga\u00e7\u00e3o do escrit\u00f3rio, bem como as defini\u00e7\u00e3o de marketing jur\u00eddico; aprova\u00e7\u00e3o das contas e do or\u00e7amento; condu\u00e7\u00e3o do planejamento estrat\u00e9gico; altera\u00e7\u00f5es do Contrato Social e Regulamento Interno da Sociedade; Acordo de S\u00f3cios; admiss\u00e3o e exclus\u00e3o de S\u00f3cios; pol\u00edticas de distribui\u00e7\u00e3o de lucro e reservas. As delibera\u00e7\u00f5es do conselho de s\u00f3cios<\/em> ser\u00e3o comunicadas de imediato aos interessados por e-mail interno do gerente administrativo ou financeiro, dispensada a elabora\u00e7\u00e3o de atas.<\/p>\n
\nCaber\u00e1 a este profissional: assinar os expedientes de rotina administrativa, inclusive anota\u00e7\u00f5es nas Carteiras de Trabalho e contratos de rotina, tais como pedidos para compra de materiais para uso rotineiro etc. O s\u00f3cio-administrador tamb\u00e9m \u00e9 respons\u00e1vel pela supervis\u00e3o dos demais membros da equipe administrativa nos seguintes assuntos: elabora\u00e7\u00e3o da pol\u00edtica do escrit\u00f3rio, planejamento t\u00e1tico e estrat\u00e9gias, desenvolvimento do neg\u00f3cio, gerenciamento dos riscos, controle de qualidade e desenvolvimento organizacional. Caber\u00e1 ainda ao s\u00f3cio-administrador do escrit\u00f3rio, supervisionar o trabalho de uma equipe que o assessore nas quest\u00f5es administrativas, financeiras, de gest\u00e3o de pessoas e tecnologia. A gest\u00e3o do escrit\u00f3rio poder\u00e1 ser compartilhada com outros s\u00f3cios.<\/p>\n
\n<\/strong>\u00c9 o respons\u00e1vel pela gest\u00e3o dos casos e processos sob sua responsabilidade, pela motiva\u00e7\u00e3o de sua equipe, pelo cumprimento das determina\u00e7\u00f5es do Regulamento Interno, bem como por: supervisionar a elabora\u00e7\u00e3o e execu\u00e7\u00e3o de trabalhos jur\u00eddicos de sua \u00e1rea; apoiar os demais s\u00f3cios no atendimento aos clientes e contatos comerciais; responder a consultas ou orientar aos clientes em tomada de decis\u00f5es, mantendo a uniformidade da orienta\u00e7\u00e3o institucional; interagir com as demais \u00e1reas do escrit\u00f3rio, tanto no \u00e2mbito jur\u00eddico como administrativo, para a boa consecu\u00e7\u00e3o dos trabalhos e manuten\u00e7\u00e3o do clima organizacional, bem como da estrat\u00e9gia institucional; administrar etapas e prazos dos trabalhos, para garantir o correto cumprimento dos mesmos, primando pelo bin\u00f4mio efici\u00eancia e efic\u00e1cia; assegurar padr\u00e3o de qualidade para todo servi\u00e7o prestado, buscando o mais elevado n\u00edvel de profissionalismo e de satisfa\u00e7\u00e3o das necessidades dos clientes; cultivar relacionamento s\u00f3lido e duradouro com os clientes, atuando na consolida\u00e7\u00e3o de elevado n\u00edvel de parceria e confian\u00e7a; captar novos trabalhos e clientes, atrav\u00e9s da participa\u00e7\u00e3o nas reuni\u00f5es de capta\u00e7\u00e3o e visitas peri\u00f3dicas a clientes e contatos; manter produ\u00e7\u00e3o intelectual permanente; cuidar das quest\u00f5es administrativas.<\/p>\n
\n<\/em>Este profissional tem as seguintes atribui\u00e7\u00f5es: descri\u00e7\u00e3o de cargos e fun\u00e7\u00f5es; rela\u00e7\u00f5es com advogados e funcion\u00e1rios; an\u00e1lise e implanta\u00e7\u00e3o de softwares e hardwares; telefonia, manuten\u00e7\u00e3o e renova\u00e7\u00e3o de instala\u00e7\u00f5es, compras. Biblioteca e arquivo, parte institucional do Escrit\u00f3rio, manuten\u00e7\u00e3o de normas e procedimentos internos. E tamb\u00e9m: an\u00e1lise de rentabilidade; contabilidade legal e fiscal; faturamento a clientes e contas a receber; pesquisa e an\u00e1lise da tabela de honor\u00e1rios advocat\u00edcios; recrutamento, sele\u00e7\u00e3o e contrata\u00e7\u00e3o de pessoal; avalia\u00e7\u00e3o de performance; administra\u00e7\u00e3o de sal\u00e1rios e benef\u00edcios.<\/p>\n