Automatizar processos é um dos grandes trunfos que a tecnologia tem para oferecer às organizações, sendo igualmente o alicerce para a transformação digital do negócio. Uma transformação que se quer a todos os níveis e abrangente de forma a tocar os vários pontos das áreas de atividade, principalmente as mais burocráticas. A contabilidade é uma das que está a somar valor aos seus serviços através da tecnologia, capitalizando melhorias notáveis de rentabilidade e agilidade. A contabilidade na era digital é muito mais rápida e eficiente do que há uns anos atrás, em que se passavam horas intermináveis a lançar e conciliar documentos manualmente.

De facto, as soluções tecnológicas estão a permitir transformar a forma como as práticas de contabilidade são executadas, otimizando toda a riqueza de informação em processos que favorecem a qualidade do serviço prestado e a colaboração dentro das próprias equipas.As soluções tecnológicas abrem a porta para uma nova era de eficiência em que o tempo é investido no que realmente interessa e acrescenta valor ao cliente, e ao mesmo tempo permite aos escritórios de contabilidade fazer muito mais com menos, com ganhos claros na rentabilidade do negócio. Em apenas seis pontos é possível perceber as grandes vantagens da contabilidade na era digital, materializada com soluções de automatização de todos os processos-chave da sua atividade:

1. RAPIDEZ E FACILIDADE DE ORGANIZAÇÃO DOS LANÇAMENTOS

Uma ferramenta informática permite-lhe simplificar totalmente a gestão dos lançamentos. Através de um ambiente de trabalho otimizado com um dashboard inicial, organiza as operações mensais de cada cliente, identifica as ações pendentes, e pesquisa rapidamente a informação pretendida. Consegue ainda visualizar os documentos pendentes, alinhar a ordem de integração com a ordem dos documentos físicos, descartar documentos, associar templates de descodificação, tratar reflexões, associar documentos digitais e processar integrações em lote. Além disso, mecanismos inteligentes de sugestão de templates auxilia, na definição das regras de ligação à contabilidade.

2. PRODUTIVIDADE NAS OPERAÇÕES DIÁRIAS

A tecnologia promove a produtividade ao acelerar fortemente a execução de operações rotineiras, como por exemplo a importação de documentos por origem, o lançamento de documentos na contabilidade, a reconciliação dos documentos pendentes com os já lançados no ERP, o resumo de lançamentos efetuados e a consulta de documentos finalizados.

3. RECONCILIAÇÃO AUTOMÁTICA

A reconciliação de documentos pode ser largamente simplificada e automatizada através da criação de templates de integração pré-definidos numa solução tecnológica que garantem uma estrutura de dados coerente, simples e segura, eliminando duplicações e erros.

4. CERTEZA QUANTO AO RIGOR DOS NÚMEROS

As soluções digitais permitem que os dados que constam nos documentos sejam exatamente aqueles que são importados, não existindo qualquer margem para erros ou inconsistência da informação. E para garantir rigor absoluto da informação, depois de carregados, os dados são ainda validados pelo Contabilista Certificado. Assim, tem garantias de rigor e coerência da informação.

5. AGILIDADE NA GESTÃO INTERNA DO PRÓPRIO ESCRITÓRIO

A integração é uma condição essencial para garantir maior rapidez na execução dos processos e, consequentemente maior produtividade. A sincronização com o ERP existente evita redundâncias e simplifica a gestão interna da própria estrutura, permitindo uma visão e gestão por escritórios, por equipas, por utilizadores e funções de utilizadores ou por grupos de clientes. Otimiza ainda a gestão operacional através da associação de clientes a equipas de trabalho, assegurando uma visão global e o controlo da atividade.

6. DIFERENCIAÇÃO PELA QUALIDADE DO SERVIÇO PRESTADO

Com a automatização de todos os processos, aumenta a eficiência interna do seu escritório de contabilidade e ganha tempo para o apoio à gestão dos clientes, que irão apreciar o contributo para a rentabilidade crescente do negócio e o posicionamento do seu escritório como parceiro global que cria um efetivo valor acrescentado.

Como pode ver, a contabilidade na era digital traz vantagens para todos: os técnicos usufruem de uma nova forma de organização do seu ambiente de trabalho, da rapidez do tratamento de documentos e da possibilidade de se dedicarem mais à análise de dados. O gestor do escritório usufrui da capacidade de visualizar, em tempo real, as atividades da equipa. E os clientes usufruem de uma melhoria enorme no serviço prestado – afinal é este o objetivo último de qualquer negócio: clientes satisfeitos que se mantêm fieis e recomendam aos seus pares.

Soluções tecnológicas especificas para prestadores de serviços de contabilidade e gestão, como o PRIMAVERA Accounting Automation, são um incontornável motor de aceleração e otimização da atividade. A solução automatiza os lançamentos na Contabilidade PRIMAVERA, através da integração automática dos dados com origem no SAF-T(PT), e-fatura, solução de faturação Jasmin e outros. Já imaginou a eficiência que isto traz?

Peça hoje mesmo uma demonstração, e comece a aproveitar ao máximo o poder da tecnologia para melhorar processos, aumentar a produtividade, tornar-se mais rentável e prestar um serviço de excelência aos clientes.

Fonte: INOVFLOW