A crise global imposta pela pandemia do COVID-19 impôs às empresas de diversos setores o dever de buscar novas formas viabilizar seus negócios e continuar existindo.

Os departamentos jurídicos poderão contribuir e agregar valor propondo diversas medidas estratégicas tais como: renegociação de dividas, revisão de contratos com fornecedores e clientes, viabilização de formas de postergar o recolhimento de impostos, auxilio na modelagem de planos de recuperação extrajudicial ou recuperação judicial, dentre outras.

Todas essas atividades possuem alta relevância, mas os departamentos jurídicos podem fazer muito mais. Podem agir proativamente e adotar medidas simples, eficazes, de baixo custo operacional e agregar valor para a empresa.

Compartilharemos algumas alternativas de boas praticas sobre como administrar os escassos recursos disponíveis aos gestores de departamentos jurídicos e contribuir para mitigar os imprevisíveis efeitos desta pandemia.

Trata-se de cinco etapas que podem ser encorajadas e amplamente utilizadas por empresas de todos os tamanhos e dos mais variados setores.

1. Rever o papel do Departamento Juridico: A primeira medida a ser adotada pelo gestor do Departamento Juridico será a tarefa de refletir sobre o seu próprio papel dentro da organização. Defina ou certifique-se de suas responsabilidades neste momento critico. Busque consenso e alinhamento junto à alta direção da empresa. Compartilhe com seu time o importante papel a ser desempenhado pelo departamento.

2. Estabeleça o relacionamento com seu cliente interno: Fale com seus clientes internos. Pratique a escuta ativa, compreenda os principais desafios, dificuldades, formas de pensar, agir e objetivos frente aos inúmeros problemas causados pelo COVID-19. Dessa maneira, você poderá melhor direcionar seus esforços, criando sinergia, empatia, reforçando os laços de confiança.

3. Obtenha dados qualitativos e quantitativos: Trabalhar com uma base de dados solida e confiável será de extrema importância para melhor identificar a ordem de prioridade das atividades. Caso seja possível acesse e compartilhe todos os dados relevantes para a ocasião.

4. Analise os dados, os objetivos e planos de ação eventualmente já estabelecidos pelo cliente interno: Uma atenta analise dos dados proporcionará maiores chances de se chegar a melhor estratégia, otimizando o tempo e os recursos financeiros. Para analisar os dados o gestor do departamento jurídico poderá se valer do apoio de uma equipe multidisciplinar composta por diversas áreas tais como Financeiro, Recursos Humanos, Suprimentos, Produção, Marketing, Vendas, Logística, outras áreas.

5. Defina as ações estratégias condizentes com a sua realidade: Foque na gestão de sua equipe e no controle orçamentário. Algumas medidas simples, que não demandam investimento, podem ser adotadas, conjunta ou pontualmente, tais como:
Engajamento da Equipe. Engaje os membros da equipe no atingimento das metas desejadas, solicite a participação ao longo do processo de construção da estratégia; esclareça os objetivos, sua relevância, o papel de cada membro.

 

Recursos Humanos. Aloque corretamente o capital humano disponível, leve em consideração as habilidades de cada membro de forma a maximizar o desempenho e o resultado.

 

Prioridades. Identifique prioridades, foque nas atividades urgentes e importantes. Devem ser priorizadas as tarefas que impliquem em interrupção da atividade ou, que caso não sejam executadas imediatamente, podem acarretar grandes impactos financeiros.

 

Trace metas intermediarias para alcançar o objetivo final. Caso esteja diante de uma atividade grande e complexa, divida-a em pequenas etapas. Defina metas curtas, atividades intermediarias e especificas. Seja realista, defina metas compatíveis com a realidade situacional, considerando, tempo, escopo, recursos financeiros e capital humano disponível.

 

Matriz de Trabalho. Elabore um cronograma de ações determinando os responsáveis e o orçamento disponível para cada ação.

 

Analise diariamente seus objetivos. Avalie diariamente os objetivos e seus resultados. Efetue alterações necessárias, corrigindo desvios e confirmando a evolução.

 

Alterações legislativas. Mantenha-se atualizado sobre as inúmeras alterações na legislação que possam impactar as atividades da empresa (postergação de recolhimento de impostos, renegociação de contrato de trabalho, etc.). Novas medidas provisórias são editadas a cada dia. Será igualmente importante acompanhar a posterior convalidação das medidas provisórias em lei.

 

Acordos Judiciais. Tempos de crises financeiras são propicias para propor acordos em processos complexos ou estratégicos. Revise sua carteira de processos. Identifique processos que comportariam um acordo. A ajuda do escritório pode ser de grande valia para esta atividade.

 

Depósitos Judiciais. Monitore a carteira de processos, atente-se para os depósitos judiciais que podem ser levantados e retornados ao caixa da empresa.

 

Provisão e Contingenciamento de processos judiciais. Redefina as bases de provisão e contingenciamento dos processos judiciais em andamento. Fale com o Departamento Financeiro e tracem juntos uma estratégia.

 

Acompanhe seu orçamento. Mantenha vigilância constante sobre seus gastos, monitore padrão de despesas e identifique desvios.

 

• Renegocie contratos. Proponha negociação dos contratos existentes com escritórios e demais parceiros. Revise o escopo, proponha reajuste valores críveis e considere novas condições de pagamento. A negociação deve ser pautada pela transparência, ética e profissionalismo.

 

Contrate apenas o serviço necessário. Defina o escopo de trabalho demandado ao escritório externo, evitando gastos desnecessários com serviços não emergenciais.

 

• Comunique-se com os escritórios e parceiros. Compartilhe sua situação atual, seus planos e estratégias com os escritórios. Isso criará engajamento. Eles poderão lhe auxiliar fazendo sugestões ou propondo novas ideias.

 

• Atue confirme o padrão e porte de sua empresa. Firme compromissos financeiros condizentes com o orçamento disponível. Haja com cautela. Não se arrisque sendo demasiadamente otimista.

 

Identifique oportunidades inexploradas. Busque informações sobre novas oportunidades, investimentos, boas-praticas (benchmark).

 

Treinamentos Internos. Organize e ofereça workshops de temas relevantes aos clientes internos, tais como: negociação contratual; negociação de divida; alteração no contrato de trabalho; banco de horas; redução de benefícios; formas de garantia; recuperação judicial, entre outros. Ao compartilhar informação você criará sinergia com os demais departamentos, engajará e motivará seu próprio time.

 

Celebre as conquistas. Compartilhe os resultados com seu time, demais áreas e alta direção da empresa.

Este roteiro de cinco etapas poderá auxiliar gestores a encontrar formas ser mais produtivo. Escolha as ações mais eficazes para a resolver seus problemas e as execute de forma eficiente.

Além de desempenhar seu papel de mantenedor da segurança jurídica, o departamento jurídico pode atuar estrategicamente buscando melhorias continuas, redução de custo sustentável ou maximizar seus resultados, especialmente frente nova realidade do COVID-19. Ao final da pandemia, o departamento jurídico terá reafirmado seu papel como um dos principais atores na elaboração do planejamento estratégico da empresa.
Eduardo Hiroshi Hirano, gerente jurídico da Hyndai Motor Brasil.

Fonte: GEJUR